企业行政部如何管理资产

 资产管理专栏     |      2020-03-19 11:03

一、我们先来分析一下目前集团或者公司实际固定资产使用的几种情况。

以A集团为例,其有B下属子公司。其资产使用无外乎以下三种情况:

1、 A公司购买的资产A公司使用,A公司进行管理;

2、 A公司购买的资产B公司使用,A公司进行管理;

3、 A公司购买的资产B公司使用,B公司进行管理;

二、那以上三种资产使用情况,最后会给管理带来什么问题呢?

第1种情况,是最简单的情况,只要管理内部公司的资产就好了;但是即便是这种最简单的情况,实际管理过程中,又有哪个公司能管理的十分清楚呢?等到盘点的时候,同样存在着资产实物找不到,记录中没有写清楚哪个部门管理,谁来负责等等情况。

第2种情况,资产实物转移到了其他公司使用,自己进行管理,看不到资产实物,无可非议的增加了在管理上的难度;

第3种情况,自己的资产,另一家公司使用并进行管理,与第两种情况有些类似,但是管理上变成了双重管理,难度较第二种情况更有所增加。

第1种情况在实际管理过程中尚且不知所措,后来这两种更可想而知了。如果公司再多几家,实际管理工作估计会更加凌乱了。究其原因,其实就是资产所属与使用不统一、实际使用人没有承担好切实资产管理责任、实际管理人对资产的监管力度又不够所造成的资产管理混乱;这种管理现状从开始就为以后的资产后续管理(盘点、变更、报废)等工作制造了障碍。

三、那面对实际管理过程中的这些问题,我们要如何切实进行管理呢?具体要从哪些方面进行管理呢?

我认为,明确以下三个方面足矣,接下来我们逐项的进行深入剖析探讨。

首先,要先明确组织架构,确定谁来管理?

我的观点“统一管控,分级管理”。统一管控,是指公司的资产统一由行政部门进行管理,财务部门进行监督审核。分级管理,指本着“谁使用、谁管理”的原则,具体的资产使用部门或者使用人做好自身的资产管理工作;

资产首先是隶属于组织的,一般情况下,它又关联到某个具体使用人的,这样就形成了众多的使用人使用众多不同资产的局面,纷繁错杂,因此资产的管理离不开组织和用户,这样的资产需要按组织、按用户分级管理。

另外,公司中还有一部分公共资产是所有员工公用,而不归属到某个部门人,比如公共区域的打印机、会议室的办公桌影像设备等。这部分不能责任到人的资产就需要行政部门进行全公司统一地整体管控。

其次,明确管什么,达到什么效果?

资产管理最终目的是使企业管理者清晰明了的知道企业都有哪些资产,这些资产的实际使用状况如何,是否发生了变化等等。

为达到以上管理效果,资产管理者需要对以下四个方面进行管理:

1. 用户的管理,明确使用人及其管理权限。

2. 资产本身管理,这贯穿于从资产采购、入库、领用、信息变更、清理报废等整个流程中。

3. 资产盘点管理,定期对资产进行盘点,监督检查资产使用情况。

4. 资产报告管理,针对于资产使用的实际情况定期出具资产报告,为管理者提供必要的数据。

最后,要知道怎么管理?

谈及怎么管理,总算是与本文的标题相呼应了。在现在形势下,不借助点科技就太out了。我们可以设想打造一个“互联网”资产管理平台,通过线上云服务平台与硬件设备(大胆一点想,也可以是手机哦)相结合的方式来完善我们的资产管理工作,让实际管理工作简单有效。

明确了上述的管理内容,那我们完全可以将上述管理项目设置到云平台中,然后借助于云服务,让资产使用者或者管理者可以实时、随时将资产状况进行更新到云平台上;

通过云平台,可以将资产形状、存放地点等若干属性,以图片或者文字等其他形式统一保存,方便了日后的实地盘点时找不到资产存放位置等问题,通过实时或者定期的更新资产记录,使平台数据保持最新、最准确;更有利于为管理者提供数据或者资产报告。

同时,可以与财务系统建立通信端口,便于财务数据与资产数据对接和比较,为资产盘点的后续工作提供便利条件。